Pengelolaan kehadiran karyawan merupakan hal yang sangat penting bagi setiap perusahaan. Tanpa sistem yang baik dalam pengelolaan karyawan, maka akan sulit mengukur produktivitas serta kinerja karyawan sepenuhnya.
Oleh sebab itu diperlukan bantuan yang mendukung seperti misalnya dengan menggunakan attendance management software. Seperti apa bentuk software tersebut? Bagaimana teknologi yang digunakan dan mana saja software absensi yang layak untuk dipilih? Simak informasinya seperti berikut di bawah ini.
Manfaat Absensi Karyawan
1. Untuk membentuk ritme kerja
Pada dasarnya, absensi karyawan sudah diatur sedemikian rupa agar semua karyawan bekerja tepat waktu, mulai dari sejak datang sampai jam pulang. Peraturan ini pastinya adalah sebuah kewajiban yang mengikat, dan keterlambatan biasanya diikuti dengan konsekuensi seperti skor kinerja yang berkurang, denda, atau sanksi tertentu yang sudah ditetapkan perusahaan.
Karena itulah absensi karyawan dibutuhkan untuk mengetahui apakah seorang karyawan datang dan meninggalkan kantor sesuai dengan jam kerja yang telah ditentukan atau tidak. Selain itu, absensi juga dibutuhkan untuk mengetahui apakah seorang karyawan bekerja lembur atau tidak.
Adanya jam kerja resmi perusahaan ini adalah untuk membentuk ritme kerja masing-masing karyawan. Dengan ritme kerja jelas, maka kinerja karyawan pun diharapkan menjadi lebih optimal. Manfaat absensi karyawan lainnya juga berkaitan dengan pemenuhan kewajiban perusahaan untuk karyawan yang bekerja lembur.
2. Sebagai pertimbangan untuk naik jabatan
Memang benar bahwa komponen kinerja seorang karyawan dan pengukuran performanya terdiri atas berbagai faktor. Meski begitu, hal ini lantas tidak mengecilkan peran absensi sebagai salah satu faktor penting untuk mempertimbangkan keputusan naik jabatan seorang karyawan.
Jika seorang karyawan mampu memenuhi jam kerja yang diwajibkan dan menunjukkan performa yang baik secara keseluruhan, maka ia pantas jadi salah satu kandidat untuk naik jabatan, bukan? Nah, manfaat absensi karyawan yang satu ini tentu perlu diperhatikan juga.
3. Pemenuhan hak dan kewajiban antara karyawan dengan perusahaan
Pada dasarnya, karyawan dan perusahaan memiliki hubungan timbal-balik dan sama-sama saling membutuhkan. Di samping itu, hubungan profesional antara karyawan dengan perusahaan pun ditandai dengan adanya surat kontrak yang ditandatangani di awal.
Dalam surat kontrak tersebut, dijelaskan adanya kewajiban dan hak yang harus dipenuhi oleh masing-masing pihak. Nah, dengan adanya absensi karyawan, pemenuhan antara hak dan kewajiban tersebut pun bisa dipenuhi oleh kedua belah pihak.
Format Absensi Karyawan
Tiap perusahaan tentunya memiliki format tertentu yang digunakan sesuai dengan budaya perusahaannya. Divisi HR membutuhkan format absensi yang jelas untuk melakukan pendataan karyawan hadir dengan baik. Dua format paling umum ditemui adalah format Manual dan format Online
1. Absensi Karyawan format Manual
Selaras dengan namanya, absensi karyawan format manual dilakukan dengan cara konvensional yang menggunakan kertas dan pena untuk mencatat jam hadir dan jam pulang karyawan.
Umumnya, karyawan yang datang akan mengantri untuk melakukan absen di suatu meja yang sudah disiapkan. Kemudian, karyawan mencantumkan tanda tangan pada kertas sebagai bukti kehadiran pada hari itu. Tidak hanya jam datang kantor, melainkan karyawan juga harus mengantri untuk tanda tangan pulang.
Seiring perkembangan zaman, teknologi berkembang pesat, absensi dengan format manual sudah mulai digeser dengan teknologi absensi yang baru. Tidak hanya boros kertas, melainkan absensi manual juga dapat menyita waktu para karyawan. Padahal, jika karyawan tidak harus mengantri, waktu kerja karyawan pun dapat lebih produktif, belum lagi adanya kecurangan yang mungkin dilakukan seperti menitipkan absen dan memalsukan tanda tangan.
2. Absensi Karyawan format Online
Setelah meninggalkan absensi karyawan dengan format manual, sekarang banyak perusahaan menggunakan format absensi secara online. Canggihnya teknologi di masa kini menciptakan teknologi absensi karyawan baru yang dapat direkam dengan perangkat elektronik.
Dengan format Online, karyawan sudah tidak perlu tanda tangan untuk pencatatan kehadiran, namun dengan teknologi absensi karyawan seluruh data kehadiran akan tercatat secara online. Tidak perlu takut data akan hilang, dengan format online, penyimpanan data dilakukan secara otomatis. Cara ini terlihat lebih mudah dibandingkan absensi format manual.
Datanya yang aman dan proses absen yang cepat membantu pekerjaan HR dan karyawan menjadi lebih efektif. Selain itu, tingkat kecurangan atau pemalsuan data sangat diminimalisir dengan absensi format online.
5 Sistem Aplikasi Absensi yang Paling Digemari di Indonesia
Jenis sistem presensi atau kehadiran yang digunakan aplikasi pun beragam. Sebagian diantaranya sudah dipakai di sebagian besar perkantoran. Lantas, apa saja sistem yang paling digemari tim HRD maupun perkantoran untuk pencatatan kehadiran karyawan?
1. Mesin fingerprint
Berbeda dari tanda tangan, sidik jari atau fingerprint dianggap sebagai identitas personal unik karena tak dapat ditiru siapa pun. Bahkan kembar identik saja mustahil mempunyai sidik jari sama. Karakteristik inilah yang mengilhami berbagai perusahaan untuk memproduksi mesin fingerprint sebagai bagian dari aplikasi absensi. Sayangnya, sistem ini masih mempunyai kekurangan, misalnya tidak bisa membaca sidik jari apabila jemari kotor atau terluka atau malah tak bisa mendeteksi fingerprint terdaftar.
2. Presensi biometrik
Sebenarnya, presensi biometrik mempunyai sistem yang lebih kompleks dibandingkan mesin fingerprint. Teknologi yang disematkan pada sistem tersebut memungkinkan mesin menganalisis karakteristik setiap manusia secara lebih spesifik. Antara lain bentuk wajah, suara, hingga retina mata. Pemakaian presensi biometrik di Indonesia memang belum terlalu banyak. Namun kalau sudah tersebar, akan sulit bagi Anda untuk bolos atau ambil cuti Idul Fitri lebih cepat karena informasi tercatat akurat.
3. Presensi dengan password
Kemunculan aplikasi absensi digital dianggap sebagai pengganti tercanggih dari metode manual. Data kehadiran Anda akan langsung masuk ke komputer yang nantinya akan disimpan perusahaan. Kemudian, setiap karyawan dibekali password untuk mengakses maupun mengubah informasi seputar kehadiran mereka. Salah satu risiko dari penggunaan sistem ini adalah adanya manipulasi yang dilakukan sebagian karyawan yang luput dari pantauan HRD.
4. Magnetic card
Dalam sistem ini, perusahaan harus merancang kartu identitas khusus untuk setiap karyawan. Lantas pencatatan presensi akan dilakukan secara otomatis lewat sistem begitu kartu dibaca mesin. Sebagai karyawan, Anda hanya perlu menggesek atau mengetukkan kartu ke mesin yang nantinya masuk ke aplikasi absensi. Cara ini lebih efektif dibandingkan sistem password, karena kemungkinan karyawan mencurangi data jauh lebih kecil.
5. Web-based application
Terakhir, ada aplikasi berbasis web yang mulai digunakan perusahaan untuk merekam kehadiran hingga memberikan bukti tunjangan kepada karyawan. Salah satu contoh yang mulai ramai dipilih adalah HRIS di Indonesia.
Sesuai namanya, aplikasi ini akan menyimpan informasi karyawan dalam database berbasis cloud. Web-based application dianggap mempunyai sistem keamanan lebih tinggi, karena peluang para hacker mencuri data personal jauh lebih rendah.